Personvernerklæring

Eksportfinansiering Norge (Eksfin) ivaretar personvern ved å etterleve den til enhver tid gjeldende personopplysningslovgivning. I tillegg til personopplysningsloven er Eksfin som en statlig etat underlagt offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven.

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Eksfin behandler personopplysninger. Eksfin ved administrerende direktør er behandlingsansvarlig for vår behandling av personopplysninger.

Med personopplysninger menes opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Behandling av personopplysninger innebærer enhver bruk av personopplysninger, eksempelvis innhenting, registrering, sammenstilling, lagring eller utlevering.

Nettsiden www.eksfin.no og dets innhold og organisering eies fullt og helt av Eksfin, og virksomheten forbeholder seg alle rettigheter til dette materiale. Når du går inn og bruker denne nettsiden, forplikter du deg til å godta betingelsene fastsatt i disse vilkårene.

Formål og rettslig grunnlag for behandling

All behandling av personopplysninger gjøres for å administrere Eksfins virksomhet. Slik administrering kan være i forbindelse med en søknadsprosess, en rekrutteringsprosess, en anskaffelsesprosess og besøkende til våre nettsider. Eksfin benytter ikke personopplysningene til andre formål. Rettslig grunnlag for behandlingen av personopplysninger er:

• samtykke
• nødvendig for å oppfylle en avtale
• nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse
• nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse

Personopplysninger skal slettes av Eksfin når det ikke lenger er nødvendig å oppbevare disse for å oppfylle formålet.

Søknader om garanti og lån

Formålet med registrering av personopplysninger i forbindelse med innsendelse av en søknad er å gi oss nødvendig kontaktinformasjon i en sak. Følgende opplysninger blir registrert på deg: navn, telefonnummer, epostadresse, stilling og firma. Eksfin behandler og arkiverer all nødvendig informasjon som kommer inn i forbindelse med en søknad. Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse personopplysningene er rettslig forpliktelse da Eksfin er underlagt arkivloven.

For å forbedre Eksfins søknadsportal lagrer vi også følgende informasjon om hver enkelt søknad: Tidspunkt for levering, søknadstype og søknadsdata. I tillegg lagres tekniske data om nettleser, enhet, skjermstørrelse, om informasjonskapsler er tillatt eller ikke og om brukeren benytter en touchskjerm. Alle tekniske data slettes innen 14 dager. I forbindelse med en søknad vil vi også behandle følgende personopplysninger ved gjennomføring av bakgrunnsundersøkelser (integrity due diligence-undersøkelser) knyttet til sentrale personer i selskapet: navn, adresse, nasjonalitet, fødselsdato, opplysninger som fremkommer i pass eller andre legitimasjonsdokumenter (passnummer/identifikasjonsnummer, bilde), straffedommer, opplysninger om lovovertredelser og nyhetsartikler. Personopplysningene registreres i vårt CRM-system i tillegg til sakssystemet der opplysningene lagres i henhold til arkivloven. Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse personopplysningene er formål knyttet til berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forebygge korrupsjon, hvitvasking og terrorfinansiering, og overholde sanksjonsforpliktelser. Eksfin har tillatelse fra Datatilsynet til å behandle personopplysninger som nevnt i personvernforordningen artikkel 9 (særlige kategorier av personopplysninger) og 10 (straffedommer og lovovertredelser) knyttet til dette formålet.

Nyhetsbrev

På nettsiden er det mulig å melde seg på Eksfins nyhetsbrev. Nyhetsbrevet inneholder nyheter fra oss, aktuelle saker det arbeides med og invitasjoner til arrangementer som Eksfin arrangerer eller er medarrangør for. Nyhetsbrevet sendes ut cirka en gang pr måned.

Ved påmelding til nyhetsbrevet samtykker du i at Eksfin lagrer personopplysninger i systemet eMarketeer. Det er mulig å melde seg av nyhetsbrevet når som helst, og vi deler ikke opplysningene med andre. Personopplysninger som lagres i eMarketeer er navn og epostadresse. Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse personopplysningene er samtykke.

Arrangementer og invitasjoner

Eksfin arrangerer flere arrangementer årlig, både alene og som medarrangør. Dersom du melder deg på et arrangement via Eksfin, vil du kunne bli invitert til andre arrangementer som Eksfin arrangerer.

Personopplysninger som behandles er navn og epostadresse. Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse personopplysningene er samtykke. Samtykket kan trekkes tilbake, og opplysningene vil slettes dersom du ber om at disse skal slettes.

Eksfin inviterer eksterne til å holde foredrag eller en presentasjon, og kan i noen tilfeller be om samtykke til å gjøre videoopptak for å tilgjengeliggjøre foredraget/presentasjonen for alle medarbeidere internt i Eksfin. Videoen vil bli slettet etter et på forhånd definert antall dager.

Personopplysninger som behandles er navn, e-postadresse og bilde(r). Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse personopplysningene er samtykke. Samtykket kan trekkes tilbake, og personopplysningene inkludert video vil slettes dersom den som har gitt samtykke ber om at disse skal slettes.

Sosiale medier

Eksfin har firmaprofiler på henholdsvis Facebook og LinkedIn. Dette er for å være lett tilgjengelig og for å kunne informere om Eksfins virksomhet, tilbud og tjenester.

Ved å «like» Eksfins profil på Facebook og LinkedIn legger man igjen opplysninger som kjønn, alder og geografisk lokasjon. Ved bruk av disse tjenestene gjelder tjenesteyternes retningslinjer.

Annonseverktøy

Eksfin bruker Google Ads som annonseverktøy til å annonsere på i hovedsak Google. Markedsføringsinformasjonskapsler fra Google Ads brukes til å spore besøk på nettsteder. Hensikten er å vise annonser som er relevante og engasjerende for den enkelte bruker og dermed mer verdifull for utgivere og tredjeparts annonsører.

Informasjonen vi samler inn kan ikke knyttes til deg som enkeltperson. Løsningen benyttes kun for å sikre god brukervennlighet av Eksfins nettsider. Du kan selv slette Googles informasjonskapsler i Googles annonseinnstillinger.

Informasjonskapsler (Cookies)

Eksfin bruker informasjonskapsler på sin nettside for markedsføring og statistikk. Informasjonskapsler kan skrus av og på i de fleste nettlesere på brukerens maskin. Ved å følge følgende lenke får du en liste over hvilke informasjonskapsler vi bruker, og hva de brukes til, https://www.eksfin.no/no/cookies/.

Informasjonen vi samler inn kan ikke knyttes til deg som enkeltperson. Løsningen benyttes kun for å samle inn statistikk for bruk av nettsidene, dvs. for å føre statistikk over hvor mange besøk vi har på nettsiden, og om siden fungerer på de skjermene og i de nettleserne vi ser at brukerne våre bruker. Dette gjør vi for å ha anledning til å forbedre tjenestene som Eksfin tilbyr.

Anskaffelser

Eksfin er pålagt å gjennomføre anskaffelser i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Personopplysninger blir behandlet i anskaffelsesprosesser for å oppfylle informasjons- og dokumentasjonskrav i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Eksfin benytter ikke disse personopplysningene til andre formål.

Personopplysninger som behandles ved innsending av tilbud omfatter kontaktinformasjon til leverandøren, for eksempel navn, tittel, epostadresse og telefonnummer. Ved innhenting av tilbud om personellressurser er det i tillegg aktuelt å innhente personalia og CV med utdanning og erfaring for leverandørens ressurser. Informasjon om ansatte hos leverandører, eksempelvis tilbudt personale, brukes til å vurdere tilbudene opp mot anskaffelsens tildelingskriterier. Kriterier som utdanning, erfaring og annen relevant bakgrunnsinformasjon brukes i denne sammenheng. Anskaffelsesforskriften § 7-1 inneholder bestemmelser om dokumentasjonsplikt, noe som innebærer at Eksfin skal oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen.

Behandlingsgrunnlaget for behandling av disse personopplysningene er rettslig forpliktelse. Eksfin arkiverer personopplysninger og andre dokumenter tilknyttet anskaffelsesprosessen i henhold til anskaffelsesforskriften § 7-1 om dokumentasjonsplikt og riksarkivarens forskrift § 7-15 om bevaring og kassasjon for anskaffelse. Personopplysninger om leverandører vil kun bli utlevert til tredjepart i de tilfeller det er nødvendig med bistand i forbindelse med gjennomføringen av anskaffelsen og under kontrakt. Disse vil i så fall få tilgang til informasjonen. Det vil da foreligge databehandleravtale mellom Eksfin og den aktuelle tredjepart. Videre vil dokumentasjonen kunne bli delt i forbindelse med revisjon, eksempelvis med Eksfins revisor.

Rekruttering

Eksfin benytter systemet DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) sin modul for HR-rekruttering til å administrere innsendte søknader på våre ledige stillinger. DFØ er vår underleverandør som vi har inngått databehandleravtale med for å sikre at dine personopplysninger behandles iht. personopplysningsloven.

Tilgang til dine personopplysninger er begrenset til de som har tjenstlig behov for å behandle dem. Det er inngått databehandleravtale med underleverandører for å sikre at dine personopplysninger behandles iht. personopplysningsloven.

Informasjon ifm. søknad

For å søke jobb må du opprette en kandidatprofil. I kandidatprofilen må du oppgi følgende personopplysninger navn, epostadresse og telefonnummer. Hvilke ytterligere opplysninger som innsamles vil variere ut fra hva slags stilling du søker på, men CV, søknad, statsborgerskap, kjønn, fødselsdato, hvordan du fikk vite om stillingen og hvorvidt du har tillatelse til å jobbe i landet hvor stillingen er lokalisert, må alltid fylles ut når du søker på en stilling. 

Det vil lagres informasjon om hvilke jobber du har søkt og det kan lagres informasjon om hvilke type stillinger du er interessert i og ønsker jobbvarsel om. Det vil også behandles personopplysninger for stillinger der vi etter en vurdering anser at det er relevant, for eksempel for lederstillinger. Det kan være bakgrunnssjekk, personlighetstest, besvarelse av tilpassede oppgaver og lignende. Det vil da opplyses om det i stillingsutlysningen. Vi vil også kunne be om dokumentasjon på arbeidstillatelse, visum og/eller politiattest.

Særlige kategorier av personopplysninger

Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. Dersom det blant kvalifiserte søkere til en stilling er noen som oppgir å ha nedsatt funksjonsevne, skal minst én slik søker innkalles til intervju, jf. forskrift til lov om statsansatte mv. § 4. Vi anser at behandlingen av særlige kategorier av personopplysninger i slike tilfeller er nødvendig for at vi kan oppfylle arbeidsrettslige forpliktelser og rettigheter. Behandlingsgrunnlag for behandling av disse personopplysningene er statsansatteloven.

Stillingsvarsel

Formålet med behandlingen av personopplysninger er å finne frem til riktig kandidat til en stilling og at rekrutteringspersonell skal kunne søke opp din profil og kunne kontakte aktuelle kandidater for nye stillinger. Du vil kunne velge å motta epostvarsel om nye stillinger. Formålet med epostvarsel om nye stillinger og informasjon om karrieremuligheter er å nå ut til kandidater som er interessert i å jobbe hos oss, hvilket kan bidra til bedre rekruttering.  

Behandlingsgrunnlag

Behandlingsgrunnlaget for behandling av personopplysninger under rekruttering er samtykke. Behandlingsgrunnlaget for å oppbevare søkerlister og innstillinger er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, i tråd med arkivloven. Relevante personopplysninger for kandidaten som blir ansatt i en rekrutteringsprosess vil overføres til kandidatens ansattprofil, og behandlingsgrunnlaget for oppbevaring av personopplysningene vil være nødvendig for å oppfylle en avtale, dvs. en arbeidskontrakt.

Trekke tilbake samtykke

Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke inne på din profil under fanen «Personvern». Dersom du velger å trekke samtykket av brukervilkårene for DFØ HR rekruttering, vil søknaden din trekkes fra rekrutteringsprosessen, og data du har sendt inn blir anonymisert og utilgjengelig. Du kan også korrigere dine opplysninger i kandidatprofilen. Konsekvensen av å slette en profil vil være at du faller ut av en pågående rekrutteringsprosess, profilen slettes og du må opprette en ny profil for eventuelt å kunne søke på nye stillinger. At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

Feil og mangler på Eksfins nettside

Materialet på Eksfins nettside kan kun benyttes til informasjonsformål. Informasjonen på www.eksfin.no er ikke ment å være fullstendig, og vil ikke være oppdatert og nøyaktig til enhver tid. Feil kan forekomme. Materialet på www.eksfin.no må ikke legges til grunn for investeringsbeslutninger eller anses som en invitasjon til å inngå kontrakt. Eksfin påtar seg intet ansvar for eventuelle feil, unøyaktigheter eller utelatelser på nettsidene. Eksfin kan ikke holdes ansvarlig for direkte eller indirekte tap, følgetap eller andre tap eller ødeleggelser av en hvilken som helst karakter som måtte følge av tilgang til eller bruk av www.eksfin.no eller dets innhold. Dersom det avdekkes feil eller unøyaktigheter på nettsidene ønsker vi tilbakemelding om dette på post@eksfin.no.

Dine rettigheter

Du kan be om innsyn i hvilke personopplysninger som behandles og er lagret om deg.

Du har rett til å kreve at personopplysninger om deg som er uriktige, ufullstendige eller som det ikke er adgang til å behandle, skal rettes.

Du kan kreve at behandlingen av personopplysningene dine begrenses.

Du kan i visse tilfeller protestere på vår behandling av dine personopplysninger.

Du har rett til å trekke tilbake ditt samtykke om behandling av dine personopplysninger der samtykke er gitt.

Du kan når som helst kreve at personopplysninger om deg blir slettet. Eksfin kan likevel oppbevare personopplysningene dersom det finnes et rettslig grunnlag for dette.

Klage

Du har rett til å klage til Datatilsynet hvis du mener at det foregår en ulovlig behandling av dine personopplysninger.

Kontakt

Du kan ta kontakt med oss via kontaktinformasjon under dersom du ønsker innsyn, retting eller har andre spørsmål.

Eksfin
PB 1763 Vika

N-0122 Oslo

Telefon: 22 87 62 00

E-post: personvernombud@eksfin.no